We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: Excel lijkt de ideale oplossing voor al je bedrijfsprocessen. Het is flexibel, makkelijk op te zetten, en je kunt er van alles mee doen. Of je nu een snelle berekening wilt maken, een lijst met klanten wilt bijhouden, of zelfs je hele projectmanagement in wilt regelen, Excel lijkt dé tool te zijn die alles aankan. Maar schijn bedriegt. Want hoe langer je met Excel werkt, hoe meer je tegen de beperkingen en valkuilen ervan aanloopt.
De realiteit van werken met Excel
In het begin voelt werken met Excel als een uitkomst. Het is betaalbaar, iedereen kan ermee overweg, en je kunt er snel mee aan de slag. Maar naarmate je bedrijf groeit en je processen complexer worden, beginnen de eerste scheurtjes te verschijnen. Je merkt dat er steeds vaker foutjes in formules sluipen, dat meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken chaos creëert, en dat het steeds moeilijker wordt om het overzicht te behouden.
De verborgen valkuilen die je groei in de weg staan
Het probleem is dat deze beperkingen zich vaak langzaam openbaren. Eerst merk je dat het wat langer duurt om een rapport bij te werken, dan zie je dat er fouten insluipen in je berekeningen, en voor je het weet, besteed je meer tijd aan het oplossen van Excel-problemen dan aan je eigenlijke werk.
En dit zijn de grootste valkuilen van Excel:
- Samenwerken wordt een nachtmerrie: Meerdere mensen die tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken, zorgt voor conflicten, foutmeldingen, en verloren werk. Voordat je het weet, heb je verschillende versies van hetzelfde bestand in omloop en raakt niemand meer wijs uit wat nu de meest recente data is.
- Geen controle of audit trail: Wanneer je met meerdere mensen werkt, wil je weten wie wat heeft aangepast en wanneer. Maar met Excel is dat vrijwel onmogelijk bij te houden. Als je te maken hebt met audits of regelgeving, kom je hierdoor in de problemen.
- Foutgevoeligheid: De kleinste menselijke fout kan leiden tot grote problemen. Een verkeerd geplakte formule, een per ongeluk verwijderde cel – en ineens kloppen je financiële rapporten niet meer.
- Beperkte schaalbaarheid: Wat in het begin een handig hulpmiddel lijkt, begint al snel tegen je te werken als je bedrijf groeit. Excel is simpelweg niet ontworpen om complexe bedrijfsprocessen te ondersteunen op schaal.
De grootste les uit de praktijk van Bauke
“Excel is een geweldige start, maar als je wilt groeien, moet je verder kijken dan dat. Blijf je hangen in Excel, dan word je zelf je grootste beperking.”
Deze les raakt de kern van het probleem. Excel is handig voor eenvoudige taken en kleine projecten, maar zodra je bedrijf groeit en je processen complexer worden, houdt het je tegen in plaats van dat het je helpt.
Wanneer is het tijd voor verandering?
Er komt een punt waarop je moet erkennen dat Excel niet langer de oplossing is. Dat moment waarop je meer tijd besteedt aan het oplossen van Excel-problemen dan aan het vooruithelpen van je bedrijf. Dat is het moment waarop je moet overwegen om over te stappen op een systeem dat met je meegroeit, dat wél is ontworpen voor samenwerking, en dat je processen niet in de weg zit, maar juist stroomlijnt.
De kracht van een low-code maatwerkoplossing
Hier komt de kracht van een low-code maatwerkoplossing om de hoek kijken. In tegenstelling tot Excel is low-code specifiek ontworpen om zich aan te passen aan de behoeften van jouw bedrijf. Het is flexibel, schaalbaar, en biedt de controle en beveiliging die je nodig hebt om op een efficiënte manier samen te werken. En het mooiste is: je kunt in korte tijd iets bouwen dat perfect aansluit op jouw processen, zonder dat je tegen de beperkingen van Excel aanloopt.
Een laatste tip: weet wanneer je verder moet kijken
Het is makkelijk om vast te houden aan iets dat vertrouwd is, zoals Excel. Maar echte groei komt voort uit de bereidheid om veranderingen te omarmen. Blijf niet hangen in oplossingen die ooit hebben gewerkt, maar nu je groei in de weg staan. Kijk eens goed naar je huidige processen en vraag jezelf af: Helpt dit me nog echt vooruit, of houdt het me tegen?
Soms is het loslaten van een vertrouwde tool als Excel de beste stap die je kunt zetten om ruimte te maken voor iets dat je écht vooruit helpt. En wie weet welke mogelijkheden er dan voor je opengaan.
